GFL Jahresplaner

Anwenderhandbuch

Ev.-Luth. Kirchspiel Geithain · Frohburg · Lunzenau — Stand September 2026

1. Überblick & Anmeldung

Der GFL Jahresplaner ist die zentrale Planungs-App für Gottesdienste, Veranstaltungen und Amtshandlungen im Kirchspiel Geithain · Frohburg · Lunzenau. Er ersetzt die bisherige ODS-Planungstabelle und ist direkt mit dem EVLKS-Kalender verbunden.

Anmeldung

Im Browser die Adresse des Planers öffnen. Benutzername und Passwort eingeben. Nach der Anmeldung erscheint eine kurze Begrüßung, während die Daten geladen werden.

Abmeldung

Oben rechts das Logout-Symbol klicken. Die Sitzung läuft nach 8 Stunden automatisch ab.

2. Die Oberfläche

Kopfzeile

Zeigt den angemeldeten Benutzer, die Hilfe-Schaltfläche, den Sync-Button (Manager/Admin), die Termin-Buttons (Planer+) und die Abmelden-Schaltfläche.

Wenn Änderungen noch nicht im EVLKS veröffentlicht sind, erscheint darunter ein blauer Banner: „X ausstehend — noch nicht in EVLKS“.

Tabs

Filter & Statistik

Oberhalb der Ansichten (Kalender, Liste, Matrix) stehen Filter für Bereich, Ort, Person und Typ. Der Bereich-Filter schränkt automatisch die Ort-Auswahl ein. In den Dropdowns kann direkt getippt werden, um zu suchen.

Die Statistikleiste zeigt die Anzahl der Termine nach Status: Alle, Live (im EVLKS), Neu, Ortskonflikte, Personenkonflikte, Gottesdienste, Veranstaltungen, Interne, Archiv (vergangen).

Farbcodierung

3. Termine anlegen & bearbeiten

Neuen Termin anlegen

1. Auf einen Tag im Kalender klicken → rechts erscheint „+ Termin für diesen Tag“. Oder oben + Termin klicken.
2. Pflichtfelder ausfüllen:
   • Datum — wird bei Klick im Kalender vorausgefüllt
   • Typ — bestimmt, in welchem EVLKS-Kanal der Termin landet (GD-Kanal oder VA-Kanal)
   • Veranstaltungsort — aus der EVLKS-Ortsliste
3. Optionale Felder: Zeit und Endzeit, Enddatum bei mehrtägigen Terminen, Prediger/Liturg, Kirchenmusik, Kirchner, Kirchl. Fest, Titel, Untertitel, Langbeschreibung, Besonderheit, Bemerkung.
4. Speichern klicken → der Termin wird in der Datenbank gespeichert und im Kalender angezeigt.

Typ und Sichtbarkeit

Das Feld Typ steht oben, die Sichtbarkeit darunter — in dieser Reihenfolge, weil man zuerst weiß, was man einträgt. Der Typ setzt die Sichtbarkeit dann von selbst:

Die Vorgabe ist nur ein Vorschlag — umstellen lässt sie sich immer. Öffentlich heißt: im EVLKS für alle sichtbar. Intern heißt: nur für angemeldete Mitarbeitende im EVLKS sichtbar.

Mehrtägige Termine

Neben dem Datum steht ein zweites Datumsfeld für den Endtag. Leer lassen heißt: eintägiger Termin, alles wie bisher. Ist ein Endtag gesetzt, erscheint der Termin im Kalender an jedem Tag des Zeitraums und die Terminkarte zeigt die Spanne, z.B. ▸ 4.–7. Juni.

Woher ein Termin kommt

Unten im Terminfenster steht, wer den Termin angelegt und wer ihn zuletzt geändert hat, jeweils mit Datum und Uhrzeit. Bei einem Termin aus einer Serie steht dort „als Serie angelegt“, bei einem aus dem EVLKS „aus EVLKS importiert“. Veröffentlichungsvorgänge zählen nicht als Änderung — sonst stünde dort fast immer die Technik statt eines Menschen.

Termine aus der Zeit vor der Protokollierung haben keinen Eintrag. Dann steht dort ehrlich, dass sich der Urheber nicht mehr feststellen lässt.

Termin bearbeiten

Im Kalender den Tag anklicken, dann den Termin auswählen. Das Bearbeitungsformular öffnet sich. Änderungen speichern. Vergangene Termine sind schreibgeschützt.

Gehört der Termin zu einer Terminserie, steht oben im Fenster ein Kasten mit der Wiederholung, dem Enddatum und der Zahl der künftigen Termine. Speichern ändert trotzdem nur diesen einen Termin. Für alle künftigen Termine der Serie führt der Knopf Ganze Serie ändern weiter — siehe Kapitel 4.

Termin löschen

Termin öffnen → Löschen klicken. Gelöschte Termine werden beim nächsten Veröffentlichen auch aus dem EVLKS entfernt.

Felder im Detail

Gottesdienst-Optionen

Bei Gottesdiensten erscheinen drei Häkchen: Kindergottesdienst, mit Abendmahl, mit Taufe. Sie ergänzen den Titel automatisch, z.B. zu „Gottesdienst mit Kindergottesdienst und Taufe“.

4. Terminserien

Für wiederkehrende Termine (z.B. wöchentliche Gruppen, 14-tägige Andachten).

1. Oben auf Terminserie klicken.
2. Startdatum, Enddatum, Wiederholungsregel und Ort auswählen.
3. Alle Einzeltermine werden auf einmal angelegt.

Wenn es die Serie schon gibt

Vor dem Anlegen prüft der Planer, ob auf den geplanten Plätzen (gleicher Ort, gleicher Tag, gleiche Zeit) schon etwas steht. Ist das so, meldet er sich mit „Diese Serie gibt es schon“ und zeigt die gefundene Serie mit Titel, Ort, Zeit, Zeitraum und Anzahl. Dann gibt es vier Wege:

• Abbrechen — nichts passiert
• Bestehende Serie ändern — öffnet die vorhandene Serie zum Bearbeiten (siehe unten)
• Nur die freien anlegen — belegte Tage werden ausgelassen, gut zum Verlängern einer Serie
• Trotzdem alle anlegen — wie bisher

Serie ändern

In dieses Fenster führen zwei Wege: der Knopf Ganze Serie ändern oben im Bearbeitungsfenster eines Serientermins, oder die Meldung „Diese Serie gibt es schon“ beim Anlegen (siehe oben).

Titel, Zeit, Ort, Person, Typ, Sichtbarkeit und die Texte lassen sich für alle künftigen Termine einer Serie auf einmal ändern. Oben im Fenster steht, auf wie viele Termine sich das auswirkt und wie viele davon schon veröffentlicht sind — die werden im EVLKS nachgezogen. Ab 20 künftigen Terminen wird dieser Kasten gelb: Dann ist die Änderung groß genug, dass ein zweiter Blick sich lohnt.

• Vergangene Termine bleiben unberührt. Sie sind Dokumentation.
• Das Datumsraster bleibt, wie es ist. Wiederholung und Enddatum ändert das Fenster nicht, und neue Termine lassen sich einer bestehenden Serie nicht hinzufügen. Wer das Raster ändern will, legt die Serie neu an und löscht die alte.

Einzelne Termine aus einer Serie werfen

Unten im Fenster Serie ändern stehen die künftigen Termine der Serie mit Datum, Wochentag, Zeit und Ort. Was bereits im EVLKS steht, trägt den Vermerk EVLKS. Das × am Zeilenende entfernt genau diesen einen Termin; die übrigen bleiben stehen.

• Bei langen Serien stehen zunächst die nächsten acht Termine da. Der Rest kommt über alle … Termine anzeigen.
• Vor dem Entfernen fragt der Planer nach und nennt das Datum. Steht der Termin schon im EVLKS, sagt er das dazu — der Termin bekommt dann einen Löschauftrag dorthin.
• Das Fenster bleibt offen, man kann also mehrere hintereinander herausnehmen.

Eine ganze Serie kann über den Löschen-Button im Termin entfernt werden („Ganze Serie löschen“).

5. Konflikte verstehen & lösen

Konflikte werden automatisch beim Sync erkannt und im Kalender farbig markiert.

Im Termin-Formular wird bei der Eingabe live geprüft, ob ein Konflikt entstehen würde. Die Warnung erscheint oberhalb der Felder.

Beim Speichern fragt der Planer dann noch einmal nach — gemeinsam mit allen anderen Einwänden in einem Fenster. Ohne Bestätigung wird nicht gespeichert. Ein Konflikt ist kein Verbot: Zwei Termine können zur selben Zeit am selben Ort durchaus gewollt sein.

6. Veröffentlichen (EVLKS)

Nur Manager und Admin können veröffentlichen.

1. Termine anlegen oder ändern → oben erscheint: „X ausstehend“
2. Veröffentlichen klicken → Übersicht der Änderungen (Neu, Geändert, Gelöscht)
3. „In EVLKS eintragen“ → Änderungen werden an den EVLKS-Kalender übermittelt
4. Ergebnis: Erfolge und eventuelle Fehler werden angezeigt

Der Zeithorizont

Im Veröffentlichen-Fenster steht ein Horizont-Datum, standardmäßig drei Monate in der Zukunft. Übertragen wird nur, was bis dahin stattfindet — alles Spätere bleibt in der Warteschlange, bis der Horizont es erreicht. Löschungen gehen immer sofort raus.

Das erklärt eine Zahl, die sonst erschrickt: Wenn oben „800 ausstehend“ steht, ist das meist kein Rückstand, sondern die normale Vorplanung — Serien, die bis ins nächste Jahr reichen. Im Veröffentlichen-Fenster steht darum, wie viele davon jetzt tatsächlich übertragen werden.

Wer früher veröffentlichen will, setzt das Horizont-Datum einfach weiter.

Einzelne Einträge verwalten

Im Veröffentlichen-Dialog können einzelne Änderungen abgewählt oder verworfen werden, bevor sie übertragen werden.

7. Abkündigungen

Abkündigungen sind die Ankündigungsblätter, die vor jedem Gottesdienst gedruckt und verlesen werden. Sie enthalten Einladungen, kommende Gottesdienste, Kasualien, Kollekteninformationen und den Wochenspruch.

Abkündigung erstellen

1. Tab Abkündigungen öffnen
2. Datum wählen (der Tag des Gottesdienstes, nicht nur Sonntage — auch Feiertage unter der Woche)
3. Bereich wählen. Optional: konkreten Ort wählen (wenn die Kasualien je Kirche unterschiedlich sind)
4. Bearbeiten / Erstellen klicken → das Formular öffnet sich

Die Abschnitte

In der Gottesdienstliste steht der Titel so, wie er im Planer gepflegt ist — also „Gottesdienst mit Abendmahl“ statt nur „Gottesdienst“. Ist kein Titel eingetragen, erscheint die Terminart. Der Untertitel kommt dahinter, aber nur, wenn er etwas Neues sagt: Steht dort bloß der Name, der ohnehin schon in der Personenspalte erscheint („mit Pfarrer …“), bleibt er weg.

Kirchspielweit vs. Bereich

Einladungen und Sonstiges können als kirchspielweit markiert werden. Sie erscheinen dann automatisch in den Abkündigungen aller Bereiche für dieses Datum. Kasualien sind immer nur für den jeweiligen Bereich.

Einladungen aus Veranstaltungen

Button „Aus Veranstaltungen“ → zeigt alle geplanten VA-Termine der nächsten 2 Monate. Gewünschte ankreuzen → Übernehmen → Text wird als editierbare Einladung eingefügt.

Kasualien-Vorlagen

Für häufige Kasualien stehen Vorlagen bereit:

• Verstorben — Vorlage mit Platzhaltern für Name, Ort, Alter, Datum, Friedhof
• Taufe — Vorlage mit Platzhaltern für Täufling, Eltern, Kirche
• Trauung — Vorlage mit Platzhaltern für Brautpaar, Kirche

Die Platzhalter in eckigen Klammern [Vorname] einfach überschreiben.

PDF drucken

PDF anzeigen → öffnet das fertige PDF (erstellt via WeasyPrint, ohne Browser-Kopfzeilen). Das PDF enthält:

• Seite 1–2: Abkündigungen mit allen Abschnitten
• Letzte Seite: Kollektenquittung mit Zählblatt (zum handschriftlichen Ausfüllen nach dem GD)

Alle Bereiche drucken → öffnet PDFs für alle Bereiche, für die an dem Datum eine Abkündigung existiert.

8. Statistik & Kollekte

Für vergangene Gottesdienste können Teilnehmerzahlen und Kollektendaten erfasst werden.

1. Einen vergangenen Termin öffnen (im Kalender oder in der Liste)
2. Das Formular zeigt den Termin als schreibgeschützt. Darunter erscheinen die Statistik-Felder:
   • Teilnehmende insgesamt, Abendmahl, Kindergottesdienst
   • Kollekte: Gesamtsumme, Anteil Gemeinde, Anteil Landeskirche, Zweck
3. Statistik speichern klicken
4. Quittung drucken → öffnet die Kollektenquittung als druckbares PDF

Der Statistik-Tab

Während die Felder oben einen Termin betreffen, wertet der Tab Statistik das ganze Jahr aus — über alle Termintypen, nicht nur Gottesdienste. Wählbar sind Jahr und Bereich.

• Teilnehmende, Abendmahl und Kindergottesdienst, jeweils Summe und Durchschnitt
• Kollekten nach Zweck, getrennt nach Anteil Gemeinde und Landeskirche
• Zeitreihen über die Monate

Die Auswertung lässt sich als PDF drucken oder als CSV herunterladen — das CSV zum Weiterrechnen in Excel oder LibreOffice.

9. Drucken & Export

Im Tab Drucken stehen sieben Ausgaben bereit:

Alle Ausgaben verwenden vollständige Namen — keine Abkürzungen.

Terminliste für kommunale Amtsblätter

Das Kirchspiel liefert Gottesdiensttermine an die Amtsblätter der Gemeinden. Jedes Blatt deckt ein anderes Gebiet ab, und die Gebiete überschneiden sich — derselbe Ort kann in mehreren Blättern stehen. Deshalb lässt sich die Ortsauswahl hier frei zusammenstellen:

• Zeitraum wählen, wahlweise nur Gottesdienste
• Bereichs-Schnellauswahl oder einzelne Orte anhaken. Ein angehakter Ort zieht seine Bereichsgruppe gleich mit; einzelne Orte lassen sich wieder abwählen.
• Ergebnis anzeigen, als Markdown, PDF oder ODT herunterladen oder in die Zwischenablage kopieren

Kirchnerdienste

Wer bereitet welchen Gottesdienst vor? Die Liste zeigt für einen Zeitraum die eingeteilten Kirchner (Küster, Mesner), wahlweise für einen Bereich oder für alle Bereiche in einer Datei. Ausgabe als PDF im Querformat.

Die Kirchner selbst werden im Tab Verwaltung gepflegt; im Terminfenster stehen sie bei Gottesdiensten und Kasualien als eigenes Feld zur Auswahl.

10. Wochenplan

Der Tab Wochenplan zeigt eine einzelne Woche in Tagesspalten — kein Zeitraster, sondern je Tag eine Liste der Termine. Gedacht für den Blick auf die laufende Arbeit: Was steht diese Woche an, wer macht was, wo.

• Blättern mit den Pfeilen oder den Tasten ← und →, zurück zur laufenden Woche mit T
• Filter für Bereich, Ort und Person
• Die Kalenderwoche steht in der Kopfzeile
• Als PDF ausgebbar — praktisch für den Aushang im Pfarramt

11. EVLKS-Abgleich

Der Sync läuft automatisch alle 4 Stunden. Er gleicht den Planer mit dem EVLKS-Kalender ab:

• Importiert neue Termine aus dem EVLKS in den lokalen Cache
• Erkennt Orts- und Personenkonflikte
• Aktualisiert Strukturdaten (Orte, Personen, Kanäle)

Im Tab EVLKS sieht man:

• EVLKS öffentlich / intern — was aktuell im EVLKS steht
• EVLKS ohne Plan — Termine im EVLKS, die keinen Planer-Eintrag haben (zum Importieren)
• Sync-Log — Historie aller Sync-Läufe mit Ergebnis

Manueller Sync: oben rechts ↺ Sync klicken (Manager/Admin).

12. Verwaltung

Den Tab Verwaltung sehen Manager und Admins. Manager finden dort die Kirchner-Stammdaten; Nutzerverwaltung, Backup und CSV-Import bleiben Admins vorbehalten.

Kirchner-Stammdaten

Namen und Kontaktdaten der Kirchner (Küster, Mesner) mit ihrem Bereich. Wer hier eingetragen ist, steht im Terminfenster bei Gottesdiensten und Kasualien zur Auswahl und erscheint in der Kirchnerdienst-Liste im Drucken-Tab.

Nutzerverwaltung

Benutzer anlegen, bearbeiten und deaktivieren. Jeder Benutzer hat:

• Benutzername — zum Anmelden (eindeutig)
• Anzeigename — wird im Planer angezeigt
• Rolle — bestimmt die Berechtigungen (siehe Kapitel 13)
• Aktiv — deaktivierte Nutzer können sich nicht anmelden

Backup

• Backup exportieren — lädt die gesamte Datenbank als JSON-Datei herunter
• Backup importieren — stellt Daten aus einer JSON-Datei wieder her (Duplikate werden übersprungen)

CSV-Import

Importiert vergangene Termine aus einem EVLKS-CSV-Export. Nützlich für die Übernahme historischer Daten.

13. Rollen & Berechtigungen

14. Tipps & Tastatur

Suche in Dropdowns

In den Ort- und Personen-Dropdowns einfach lostippen — die Liste filtert sich sofort. Pfeiltasten zum Navigieren, Enter zum Auswählen.

Tastaturkürzel

Empfohlener Arbeitsablauf

1. Mittwoch/Donnerstag: Abkündigungen für den kommenden Sonntag erstellen
2. Woche über: Neue Termine anlegen, bestehende anpassen
3. Vor dem Sonntag: Veröffentlichen, damit alles im EVLKS steht
4. Nach dem Gottesdienst: Statistik erfassen (Teilnehmerzahlen, Kollekte)

Typischer Workflow Abkündigungen

1. Tab Abkündigungen → Datum des Sonntags wählen
2. Bereich wählen → Bearbeiten
3. Einladungen eintragen (Freitext oder aus Veranstaltungen)
4. Kasualien eintragen (Vorlagen nutzen bei Verstorbenen)
5. Kirchspielweite Einträge als „Kirchspiel“ markieren
6. Speichern → für nächsten Bereich wiederholen
7. „Alle Bereiche drucken“ → fertige PDFs